La Oficina de Secretaría Municipal sirve de apoyo en todo lo relacionado a la fase administrativa de la Rama Ejecutiva del Gobierno Municipal. Somos responsable de implementar las políticas públicas relacionadas con la gestión de contratos, compras y subastas dentro del municipio. Además, esta oficina se encarga de proveer una variedad de servicios generales indispensables para el adecuado funcionamiento de la administración municipal.
El principal objetivo de la Secretaría Municipal es agilizar los procesos y servicios generales esenciales para que las dependencias administrativas puedan realizar sus funciones de forma efectiva.
Áreas de Secretaría Municipal:
Almacén: El área de almacén se encarga de guardar y controlar los materiales, suministros y equipos que se utilizan en el municipio. Recibe los artículos nuevos, los almacena de forma organizada y los distribuye cuando las oficinas municipales los solicitan. También lleva un registro detallado y realiza inventarios periódicos.
Archivo Central: El área de archivo central es responsable de conservar los documentos que, por su valor histórico, legal, administrativo o informativo, deben preservarse. Este departamento se encarga de organizar y custodiar de manera adecuada toda la documentación oficial del municipio para garantizar su correcto resguardo y fácil acceso cuando se requiera.
Compras y Subastas: La Oficina de Compras y Subastas es responsable de apoyar a las dependencias municipales en la adquisición de bienes y servicios, de manera eficiente y transparente.
Entre sus principales funciones están:
- Procesar las requisiciones de compra, analizar y fiscalizar que los pedidos cumplan con los principios de utilidad y necesidad real.
- Seleccionar el método de compra más adecuado para cada transacción, ya sea mediante subasta, licitación u otros procesos.
- Asistir en la preparación de especificaciones técnicas y requisitos detallados de los productos.
- Coordinar los procesos de subastas públicas y apoyar a la Junta de Subastas en la evaluación y adjudicación de estas.
- Solicitar cotizaciones de precios a potenciales suplidores, emitir las órdenes de compra formales y mantener un registro oficial actualizado de todos los proveedores.
- Custodiar y administrar todos los sistemas, expedientes y documentos relacionados con los procesos de adquisición de bienes y servicios del municipio, velando por el cumplimiento de las normas aplicables.
Contratos: El área de contratos es responsable de formalizar y registrar todos los acuerdos contractuales del gobierno municipal. Revisan los documentos contractuales para verificar que cumplan con las normas y reglamentaciones vigentes. Se encargan de procesar y tramitar cada contrato junto con los documentos requeridos. Una vez registrados en su sistema, envían copias de los contratos a la Oficina del Contralor.
